Strojová kartotéka – jako z knih Julese Verna či Franze Kafky

V roce 1936 začala v areálu tehdejší ÚSP výstavba nové budovy určené pro ústřední evidenci úřadu, evidenci všech poplatníků. Původní, unikátně řešená strojová kartotéka pro ukládání spisů pojištěnců (viz předchozí kapitola) byla vylepšena a rozšířena. Plány výstavby zpracoval architekt František Albert Libra (1891–1958) ve spolupráci s architektem Jiřím Kanem (1895–1944). Vlastní stavbu realizovaly v letech 1936–1937 tři pražské stavební firmy. Její součástí je od roku 1936 unikátní a dodnes plně funkční strojová kartotéka. Rozměrnou ocelovou konstrukci s pojezdy navrhl konstruktér Vítkovických závodů Ferdinand Ludwig. Samotnou registraturu vyrobily Strojírny Otakara Podhajského z pražské Hostivaře.

Budova ústředí

Zdroj: Národní technické muzeum, MAS, AA, f. 131 Libra.

Devět tisíc zásuvek a 135 milionů dokumentů o pojištěncích až do roku 2004. To vše obsahuje tato unikátní 8 metrů vysoká a 7 metrů široká „zeď plná šuplíků“, která se táhne po délce 52 metrů. Šuplíky tvoří ve středu budovy dvě stěny proti sobě a vytvářejí tak jakýsi kvádr uprostřed objektu. Důmyslný systém se skládá z 18 bloků a každý z nich obsluhuje jeden pojízdný zakladač, který se pomocí páček pohybuje nahoru, dolů a do stran. Zakladačů je celkem 18 a dají se přesouvat na obě strany kartotéky. Konstrukce je vymyšlena tak, že zakladač se vždy zastaví jen proti zásuvce, jak vertikálně, tak horizontálně. Sešlápnutím pedálu je vysouvána tři metry dlouhá zásuvka. Kdyby se všech 9 tisíc zásuvek naskládalo vedle sebe, měřily by neuvěřitelných 27 kilometrů.

Strojová kartotéka je stále funkční. Zásluhu na tom má i bývalý podnik ZPA Zličín, který provedl důkladnou rekonstrukci. Slouží však jen pro menší část agendy ČSSZ. Hromadná digitalizace všech uložených dokumentů proběhla v letech 2000 až 2002, zdigitalizováno tehdy bylo na 65 milionů nárokových podkladů. V současné době jsou na blocích strojové evidence uloženy spisy starších ročníků (cca 1913–1943), které již dlouhá léta pobírají důchodovou dávku, spisy jsou tedy používány jen zcela výjimečně. Přesto je do stávajících spisů ročně uloženo cca 30 tisíc nových dokumentů. Spis každého pojištěnce je v ČSSZ uložen po celou dobu výplaty důchodové dávky a ještě rok po úmrtí, než dojde k jeho skartaci.

V roce 2010 byla pro účely uložení narůstajícího počtu dávkových spisů vyplácených důchodových dávek v tuzemsku i do zahraničí v ČSSZ postavena nová, obdobná budova se spisovými boxy v pražských Stodůlkách. V budově je umístěno celkem 241 oběžných zakladačů ROTOMAT, každý z nich má 24, popř. 22 polic a každá police má délku 2 metry. Celkem je zde umístěno cca 2,8 mil. dávkových spisů, které by vyskládané za sebou vytvořily řadu o délce zhruba 12 kilometrů. Zde jsou uloženy dávkové spisy klientů narozených po r. 1943 až do současnosti, kteří pobírají jakoukoli důchodovou dávku.